União entre comercial e produção é fulcral para cumprimento rigoroso dos projetos (o caso do Grupo Simoldes)

“A agilização, comunicação e passagem de informação entre a área comercial e a produção são fundamentais”, porque só desta forma se garante que a peça final, dentro dos prazos, dá cumprimento ao que foi estipulado, à partida, com o cliente. Assim o defende Carlos Seabra, do Grupo Simoldes. E o ‘segredo’ para que esta comunicação seja eficaz é, no seu entender, “a clareza da informação”. E essa, nos dias que correm, é assegurada pelos meios tecnológicos.

“Desde sempre, demos muita importância à clareza e fiabilidade da comunicação, porque na base deste processo, que é transversal a qualquer negócio, está aquilo que o cliente nos pede e que vamos, depois, fornecer”, sintetiza. É fundamental, por isso, que a área produtiva da empresa esteja munida da informação que lhe permita fazer exatamente aquilo que é esperado.

Mas Carlos Seabra deixa uma ressalva: “quem tem de assegurar que todos os interfaces recebem a informação correta é o departamento comercial”. Porque, afinal, este processo tem o seu início nesse departamento. E, sublinha, logo na fase de orçamento.

“O cliente informa-nos das suas especificações e nós temos de colecionar todas as informações que consideramos essenciais para poder fazer o trabalho correto”, explica. Esta informação segue, depois, de forma fluída até os vários departamentos produtivos, através de um sistema de gestão, um ERP que, no caso da Simoldes, foi desenvolvido à medida para o grupo. Este, adianta, já está munido de pedidos de dados essenciais (ao cliente) para que seja prestado o melhor serviço.

Nesta fase, pormenoriza, o processo está otimizado de tal forma que não há necessidade de contacto presencial entre os responsáveis das equipas. Isso será feito, quando essa necessidade se verificar, numa fase seguinte, na qual a comercial e as áreas produtivas “esclarecem alguns pormenores” do projeto.

“Mas a maior parte daquilo que é fundamental para estar esclarecido com o cliente, não só em termos comerciais, mas sobretudo em termos técnicos, já está inserido no nosso sistema e, ao fazermos o lançamento do novo projeto, toda a organização recebe a informação atualizada”, salienta. Com isso, a empresa garante ter, num único local, as informações mais atualizadas, evitando dispersão da informação.

Planeamento

Um dos principais ganhos é a rapidez na passagem de informação. Depois, estão definidas várias etapas no processo, entre as quais a designação de uma equipa que ficará responsável por cada projeto.

E quando a produção começa, todas as áreas e departamentos têm presente que “temos de otimizar, em termos de custo e em termos de tempo, tudo aquilo que com uma análise mais profunda, mais detalhada e especifica de cada molde, possa ser melhorado ou simplificado”. Com esta abordagem, garante-se a qualidade do que é fornecido ao cliente, mas também a simplificação do processo.

Para Carlos Seabra, todas estas fases – desde o primeiro momento – já são planeamento. Porque este está inserido no sistema e vai sendo atualizado em função do progresso do projeto.

Há o plano para o cliente. E o plano para a produção. “O prazo ao cliente, determinado em número de semanas, com base nas suas informações, vai sendo refinado num plano detalhado de tarefas”, explica.

Para assegurar que o cliente está sempre presente no processo, a equipa responsável pelo projeto faz o acompanhamento exaustivo. É, no seu entender, “os olhos e a voz do cliente em cada projeto”. O importante, considera, é que “o cliente tenha sempre informação atempada sobre o que se passa”.

Para Carlos Seabra, as tecnologias têm um papel importante neste processo de comunicação entre os departamentos, mas quem faz a diferença são as pessoas. “O relacionamento com o nosso cliente e interação com a nossa produção são constantes”, sublinha, adiantando que, no processo de fabrico de um molde, há sempre questões de pormenor, alterações ou ajustamentos que requerem decisões rápidas.

“Esta equipa de gestão tem conhecimento do projeto, desde o seu nascimento ao embarque, para assegurar que tudo é cumprido escrupulosamente”, assegura, contando que este tipo de acompanhamento já está otimizado “há mais de 30 anos”.

No seu entender, toda esta ligação, quer com o cliente, quer entre departamentos, tende a ficar cada vez mais otimizada. Exemplifica: “as plataformas dos nossos clientes já existem, mas tendem a generalizar-se mais. Com elas, não há contacto pessoal. Somos nós que vamos lá buscar as informações”, explica, considerando que o uso do digital é, cada vez mais, o recurso escolhido.