Auditorias da Qualidade e 10 erros a evitar

As auditorias da qualidade são um processo sistemático, independente e documentado para obter evidência objetiva e respetiva avaliação objetiva, com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são cumpridos.

O que é, e qual o objetivo de uma auditoria de qualidade?

A auditoria de qualidade realiza uma avaliação da eficácia do sistema de gestão, englobando pessoas, processos e produtos. Dessa forma, o auditor consegue identificar se o processo é realizado conforme o estabelecido pela empresa.

O seu principal objetivo é a melhoria contínua dos processos, portanto não deve ser visto como algo ameaçador.

Quais os tipos de auditoria de qualidade?

AUDITORIA DE PRIMEIRA PARTE (Auditorias Internas) - Auditoria realizada por ou em nome da própria organização. Os auditores internos não devem ser responsáveis pela atividade auditada nem existir conflito de interesses. Pequenas organizações – podem não ser totalmente independentes, encorajar a objetividade.

AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE (Auditorias Externas - Fornecedores) - São auditorias cujo objetivo é avaliar os fornecedores da empresa ou outras partes interessadas. Podem ser avaliadas rotinas, execução do processo e todos os fatores relacionados com a qualidade do material/ serviço fornecido.

AUDITORIA DE TERCEIRA PARTE - Também são auditorias externas, em que o principal objetivo é avaliar se a empresa cumpre com os critérios da norma que pretende a certificação ou manutenção. Realizada por auditores de órgãos certificadores, que atestam que os procedimentos e processos sejam realizados de acordo com a norma de referência.

Qual o ciclo da certificação – Auditoria Externa?

O ciclo da certificação é de três anos, sendo o tipo de Auditoria Externa o seguinte:

CONCESSÃO - Auditoria realizada por entidade certificadora, para efeitos de certificação na sequência da análise do processo de candidatura (1.ª fase e 2.ª fase).

SEGUIMENTO - Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados de medidas corretivas decorrentes de não conformidades verificadas em auditorias anteriores.

ACOMPANHAMENTO - Auditoria realizada para efeitos de manutenção / acompanhamento da certificação (regra geral, a periodicidade é anual).

RENOVAÇÃO - Auditoria realizada para efeitos de renovação da certificação (regra geral, é realizada ao fim de três anos).

Quais os 10 ERROS mais comuns que um auditor encontra ao realizar um auditoria da qualidade?

1. Falta de coerência entre a missão – visão – valores e Política da Qualidade

Tenha em mente a missão (propósito que criou a empresa), visão (inspiração que a organização pretende alcançar) e valores (princípios que guiam o comportamento) e a Política da Qualidade (intenções e orientação de uma organização, conforme formalmente expressas pela sua gestão de topo, relativa à qualidade).

Tem de existir coerência entre todos…

2. Falta de planeamento estratégico, objetivos e planos de ações Planear é, não só uma forma de traçar um caminho, como também de deixar as metas e objetivos claros na mente de toda a equipa.

Sem definições de objetivos, de estabelecimento de metas e ações, as empresas podem chegar a um lugar que não seja o desejado.

A importância de definição de Objetivos SMART:

• Specific (específico) - O objetivo ou a meta deve ser simples, claro e objetivo, evitando ambiguidades ou dúvidas.

• Measurable (mensurável) - O sucesso da meta ou do objetivo deve ser algo simples de ser medido (quantidade, %..).

• Achievable (alcançável) - As metas e objetivos devem ser alcançáveis, metas improváveis geram frustração e desmotivam.

• Realistic (realista/relevante) - Metas e objetivos devem ser bem pensados, serem reais, possíveis de sucesso a partir da organização e da estratégia.

• Time based (temporal) - É necessário haver uma data para ser atingir, um tempo determinado para o sucesso do projeto, não pode ser uma "busca eterna".

Além de estabelecer objetivos da qualidade para funções, níveis e processos relevantes, há que planear como atingir esses objetivos, criando bons planos de ação.

3. Incorreta análise de contexto interno e externo e ações para tratar riscos e oportunidades

Nutrir a mentalidade baseada em riscos é muito importante, principalmente num cenário instável e propenso a mudanças que estamos a viver. Se há uma forma de evitar falhas, não conformidades e, ainda, antecipar-se diante de mudanças inevitáveis, diria que investir em uma boa gestão de riscos é o caminho… Por outro lado, as organizações devem planear ações para tratar riscos e oportunidade, integrar, implementar as ações nos processos do seu sistema de gestão e avaliar a eficácia das ações.

A análise SWOT é uma boa ferramenta, significa:

• Strengths (Forças);

• Weaknesses (Fraquezas);

• Opportunities (Oportunidades):

• Threats (Ameaças).

Sendo que as forças e as fraquezas se referem à análise de contexto interno, ou seja, os pontos positivos e negativos dos processos da organização. são fatores que, em sua maioria, estão sob controlo da empresa e podem ser modificados por ela, diferentemente do contexto externo, que é analisado nas oportunidades e ameaças, que resultam do enquadramento legal, tecnológico, concorrência, comercial, cultural, social e económico.

4. Incorreta abordagem por processos A abordagem por processos envolve a definição e a gestão sistemática dos processos e das suas interligações, de forma a obter os resultados pretendidos de acordo com a Política da Qualidade e a orientação estratégica da organização.

A aplicação da abordagem por processos num Sistema de Gestão da Qualidade permite:

a) A compreensão e a satisfação consciente dos requisitos;

b) A consideração dos processos em termos de valor acrescentado;

c) A obtenção de um desempenho eficaz dos processos;

d) A melhoria dos processos baseada na avaliação de dados e informações.

Os processos orientados ao cliente ou de negócio identificados, tem de estar alinhados com o âmbito do sistema em termos de certificação.

5. Falta de acompanhamento de resultados

As organizações precisam acompanhar periodicamente os resultados!

Mesmo que tudo pareça estar a decorrer de acordo com o planeado, há que medir, monitorizar periodicamente os planos de ação e verificar a eficácia da sua implementação, isto é, verificar se os objetivos foram efetivamente atingidos, conforme o planeado.

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